■プライバシーポリシー

１．個人情報保護への取り組みについて

主たる目的として組織する団体とも規定しています。（以下）

 

当労組では、組合員の経済的地位の向上を図るべく、組合員の代表として、労働条件の維持改善に向けた取り組みを行うとともに、組合員とその家族がより安心して生活できるようにするべく、慶弔見舞金規程を設け、組合員に対して支給する慶弔見舞金を定め、その給付を担保する目的として団体扱いの保険に加入することができると規定しています。
組合員が死亡した場合には遺族に弔慰金を支給し、組合員が不慮の事故により障害を負った場合には組合員に見舞金を支給しています。
また、火災や風水害により家屋が被害を受けた場合、不慮の事故による長期入院が発生した場合にも、見舞金支給なども行っています。
組合員の個人情報は、当労組が以上の事業を行い、組合員に対しサービスを提供していくためにはなくてはならないものであり、その情報を安全に保管し、取り扱うことを最大の課題と認識し、事業活動に関わる全役員及び関係者に徹底していきます。また、当労組では以下に掲げた基本方針に基づき、組合員及びその関係者の個人情報保護に万全を期していきます。

 

２．個人情報保護に関する基本方針

当労組は、組合員の氏名、性別、生年月日、所属部室店などのほか、適用情報（加入や脱退、組合費算出のための基本給与金額、休職）現金給付関係情報（結婚、子の出生、不慮の事故による入院、組合員本人・親族や姻族の死亡、火災や風水害への罹災、組合活動中に発生した事故により負った傷害）などに関わる個人情報について、以下の方針で取り扱います。

 

(1) 個人情報の保護に関する当労組の「個人情報保護規程」を厳守し、個人情報保護法及び関係する法令などを遵守します。

 

(2) 個人情報に関する個人の権利を尊重し、個人情報を出来る限り正確、完全、最新に保つために、組合員の個人情報に対する問い合わせ並びに開示、訂正、削除を求められたときは、速やかに対応いたします。

 

(3) 次のような適正な管理を行うことで、常に個人情報の保護に努めます。

① 個人情報保護管理責任者は中央執行委員長とし責任の所在を明確化する

② 個人情報の漏洩、破壊、紛失、改ざん、誤用等を防止するための厳重なセキュリティー対策の実施

③ 安全な環境下で管理するための個人情報データベースへのアクセス制限の実施

④ 個人情報の保護についての役員教育の徹底

 

(4) 個人情報の収集にあたり、労働組合法等の法令等で収集が義務付けられている場合を除き、組合員に対し、収集目的を明らかにし、収集した個人情報は、利用目的（組合員の利益となると思われる目的）の範囲でのみ使用いたします。

 

(5) あらかじめ組合員の事前の同意を得た場合、及び利用目的を遂行するために業務を委託する場合を除き、組合員の個人情報を第三者に提供いたしません。但し、次の各号に該当する場合は、組合員に事前に同意を得ることなく、組合員の個人情報を第三者に提供することがあります。

① 法令の定めによる場合

② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、組合員の同意を得ることが困難な場合

③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要であって、組合員の同意を得ることが困難である場合

④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、組合員の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を来たす恐れがある場合

 

(6) 利用目的遂行のために業務を委託する場合、業務委託の相手として適格性を十分審査するとともに、業務委託契約書の内容についても、委託元の当労組自らが実施する場合に求められるものと同程度の措置が委託先である業者において確保されるよう、必要な事項を盛り込むとともに、それが確実に遵守されるよう、個人情報の取り扱いに関する委託先の適正な管理及び監督を行います。

 

(7) 個人情報の取り扱い及び管理についてのお問い合わせは、当労組各担当窓口で速やかに対応させていただきます。

(8) 組合員の個人情報の取り扱いに関する法令その他の規範を遵守するとともに、本基本方針及び個人情報保護規程等は、法令等の制定改廃や情勢の変化により、適宜変更し、改善に努めます。

 

■個人情報の利用目的について

個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という）第15条第1項において、個人情報の利用目的の特定が義務付けられており、同法第16条第1項において、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を越えて個人情報を取り扱ってはならないと規定されています。また、同法第18条においては、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならないと規定されています。

オリエントコーポレーション労働組合（以下「当労組」という）では、組合員の氏名、性別、生年月日、所属部室店などのほか、適用情報（加入や脱退、組合費算出のための基本給与金額、休職）現金給付関係情報（結婚、子の出生、傷病による長期休業、不慮の事故による入院、組合員本人・親族や姻族の死亡、火災や風水害への罹災、組合活動中に発生した事故により負った傷害）などの個人情報を取り扱っておりますが、個人情報保護法の規定に従い、その保有する個人情報に関し利用目的を下記の通り定めましたのでお知らせいたします。

 

記

 

(1) 組合員に対する現金給付に必要な利用目的

① 結婚祝金の給付を直接、若しくは分会を経由して支払うために利用します。

② 出生祝金の給付を直接、若しくは分会を経由して支払うために利用します。

③ 傷病見舞金の給付を直接、若しくは分会を経由して支払うために利用します。

④ 入院見舞金の給付を直接、若しくは分会を経由して支払うために利用します。

⑤ 弔慰金の給付を直接、若しくは分会を経由して支払うために利用します。

⑥ 保険適用事故が生じた場合に、損害保険会社等に組合員に対する保険金給付を請求する際に利用します。

⑦ 保険適用事故が生じた場合に、生命保険会社等に組合員に対する保険金給付を請求する際に利用します。

 

(2) 組合費の徴収等に必要な利用目的

① 組合員資格の確認並びに組合費の金額を把握するために利用します。

② 組合費を徴収するために利用します。

 

(3) その他の利用目的

① 当労組の管理運営業務のうち、業務の維持・改善のための基礎資料に利用します。

② 当労組の管理運営業務に係る記録資料の作成に利用します。

③ 業務の適正処理のための照会または回答（相談への回答や労使間の紛議の解決）などに利用します。

 

■間接取得した個人情報の利用目的について

オリエントコーポレーション労働組合（以下「当労組」という）は、当労組が生命保険会社（共同取扱会社を含みます。以下同じ）との間で締結した団体保険契約の事務手続のため、被保険者・保険金受取人等の個人情報を取得し利用致します。

また当労組は、団体保険契約の事務手続のために取扱う被保険者・保険金受取人等の個人情報（個人データ）を、原則として被保険者・保険金受取人等ご自身の同意を頂いた上で、生命保険会社に対して提供いたします。

また、当労組が生命保険会社との間で締結した団体保険の運営において保険金受取人等を通じて間接的に取得する個人情報（保険金請求時の必要書類に記載される請求者以外の個人データ等）につきましては、次のとおり取り扱います。

① 当労組は、団体保険契約の事務手続および生命保険会社への個人情報（個人データ）の提供を目的として、当該個人データを取り扱います。

② 当労組から生命保険会社に第三者提供される個人情報（個人データ）の項目は次の通りです。

③ 当労組から生命保険会社への個人データの提供にあたっては、次の手段・方法を使用いたします。

④ ご自身の個人データにつき、上記①～③の取り扱いに同意されない場合は、お申し出により第三者提供を停止いたしますのでお申し出ください。

■個人情報保護規程

(目的）

第１条　本規程は、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年５月30日・法律第57号）に基づき、個人情報保護の重要性に鑑み、オリエントコーポレーション労働組合（以下「組合」という）における組合員等、組合が保有する個人情報について適正な取り扱いを図るとともに、個人情報の漏洩、改ざん、誤記録、紛失、不正利用、不正アクセス等（以下「漏洩等」という）を防止し、個人情報保護の徹底を図る事を目的とする。

 

(管理組織）

第２条　組合に個人情報取扱責任者を置き、中央執行委員長をもってこれに充てる。

２ 前項に定めるもののほか、管理組織について必要な事項は、中央執行委員会において別に定める。

 

(個人情報取扱責任者の責務）

第３条　個人情報取扱責任者は、個人情報保護の徹底が図られるよう、組合の役職員に対する教育訓練、各種安全対策の実施、個人情報に関する開示請求や苦情処理、外部委託業者の監督等を適切に行い、その責任を負うものとする。また、個人情報保護に関して必要な事項の全般を管理する。

 

(教育訓練）

第４条　個人情報取扱責任者は、組合の役職員に対して個人情報保護の重要性等について理解し遵守の徹底が図られるよう必要な研修を実施する。

 

(守秘義務）

第５条　組合役職員は、自己または第三者をして、他の組合員の個人情報について、漏洩等を行ってはならない。この義務は組合役職員を退いた後も存続する。

 

(個人情報の管理）

第６条　個人情報が記載された文書等は、その受け入れに際して必要な確認措置を講じ、処理後は直ちに所定の場所へ格納又は保存する措置、あるいは消去又は廃棄等の措置を講じなければならない。

２ 組合役職員は組合員の個人情報が記載された文書の管理を厳重に行うこととし、個人情報取扱責任者の指示に従い、施錠管理する等しなければならない。

３ 組合員の個人情報を記録した電子計算機及び光学式情報処理装置等には、個人情報取扱責任者が許可し、パスワードを付与した組合役職員以外はアクセスしてはならない。

４ 個人情報取扱責任者から組合員の個人情報を記録した電子計算機及び光学式情報処理装置にアクセスするためのパスワードを付与された組合役職員は、第三者にパスワードを貸与してはならない。

５ 個人情報取扱責任者から許可され、組合員の個人情報にアクセスする組合役職員は、組合員の個人情報について、常に適正かつ正確な最新の情報を保持するべく細心の注意を払わなければならない。

６ 個人情報が記載された文書及び記録媒体等を搬送するに当たっては、個人情報取扱責任者の指示に従い、厳重な包装を行う等、滅失等を防止する措置を講じなければならない。

 

(個人情報の廃棄及び消去）

第７条　組合員等の個人情報が記載された文書等の廃棄を行う場合は、個人情報取扱責任者の指示に従い、裁断もしくは焼却するなどして、個人情報を読み取り不能な状態にしなければならない。
２ 電子計算機及び光学式情報処理装置、磁気記録媒体等の廃棄又は転売・譲渡等を行う場合は、個人情報取扱責任者の指示に従い、情報を記録した機器のデータを完全に消去し、復元不可能な状態にしなければならない。

 

(制裁）

第８条　組合の役職員が本規程又に違反した場合は、組合規約第46条を準用し制裁する。

 

(苦情処理）

第９条　この規程に定めるものの他、開示などに関わる手続等及び苦情処理に関し必要な事項などは、中央執行委員会において定める。

 

付則

１．この規程は、2003年10月26日より実施する。

２．この規程は、2005年３月22日より実施する。